Mudanças significativas vêm ocorrendo em toda cadeia corporativa e econômica mundial devido ao advento de tecnologias cada dia mais avançadas e as constantes mudanças no comportamento do consumidor, que hoje tem qualquer informação sobre produtos ou serviços à sua disposição em variados canais de comunicação à hora em que precisam. No ramo jurídico não é diferente!
As constantes mudanças vêm exigindo que os escritórios de advocacia façam um planejamento estratégico de longo prazo. O mercado dos serviços jurídicos tornou-se, e continuará a ser cada dia mais competitivo. Fusões e aquisições reduziram o número de clientes corporativos disponíveis para serem atendidos por escritórios de advocacia. Além disso, muitos clientes corporativos excessivamente agressivos e mal gerenciados passam por dificuldades financeiras, outros estão se unindo a organizações maiores e mais bem gerenciadas e muitos já saíram do negócio.
Os escritórios de advocacia mais progressistas têm investido em estratégias de Marketing mais agressivas e não medem esforços para manter e expandir o trabalho realizado para clientes existentes e para atrair clientes potenciais.
Para agravar a frustração e as ansiedades que prevalecem entre os gestores de muitos escritórios de advocacia, os clientes conscientes dos custos são menos fiéis aos escritórios de advocacia que os atendem com frequência e iniciaram “relações transacionais” com várias outras empresas jurídicas. Hoje, é comum para os clientes negociarem honorários, barganharem descontos por volume e, para certos tipos de assuntos, propor formas de contingência / risco de faturamento.
Muitas empresas de advocacia estão sob pressões financeiras crescentes devido à resistência dos clientes aos valores cobrados como honorários, impostos, despesas administrativas, custas processuais e maiores expectativas e necessidades financeiras dos sócios.
Este artigo apresenta algumas diretrizes para advogados que precisam planejar, mas que não estão familiarizados com os conceitos de planejamento estratégico para um escritório de advocacia.
O que é um planejamento estratégico?
O planejamento estratégico é o processo pelo qual uma empresa, assistida pelo seu administrador, formula suas metas e métodos imediatos e de longo prazo para alcançar esses objetivos.
Quando adequadamente desenvolvido e implementado, o processo de planejamento estratégico permitirá que a gestão de um escritório de advogados alcance um consenso sobre metas compartilhadas, identifiquem benchmarks qualitativos e quantitativos e desenvolvam um plano de ação que inclua cronogramas e responsabilidade de cada advogado que compõem a empresa pelo desempenho.
O plano estratégico servirá de guia para alocação dos recursos da empresa. Isso permitirá que a empresa de advocacia planeje suas atividades de forma mais produtiva, ou seja, ao tempo dedicado ao trabalho de produção, de honorários, desenvolvimento de práticas e aprimoramento de tarefas, gerenciamento de atividades administrativas, recrutamento, etc.
O plano estratégico também permitirá que os advogados avaliem os resultados de seus esforços. O processo de planejamento estratégico para escritórios de advocacia geralmente é realizado em quatro etapas:
- Auto avaliação;
- Análise da base de dados;
- Projetos de metas para alcançar os objetivos de crescimento;
- Implementação do plano;
Etapa 1: Auto avaliação
Esta etapa envolve o sócio gestor, o comitê de gestão ou o comitê de planejamento estratégico para pesquisar todos ou um número representativo dos advogados que compõem o quadro funcional através de entrevistas pessoais, questionários ou uma combinação de ambos para obter suas percepções sobre tendências internas e externas que terão um efeito sobre a empresa. Exemplos de questões que normalmente são abordadas durante a auto avaliação.
- A filosofia, os objetivos e os planos que orientam atualmente a empresa
- A cultura da empresa
- Forma e eficácia da governança, organização e administração da empresa
- Como está sendo efetivamente o gerenciamento do crescimento da empresa
- Relações entre sócios / colaboradores, isto é, relação de colaboradores a sócios, funções de sócios e colaboradores, critérios de admissão, comunicação entre parceiros e associados, planejamento de aposentadoria, etc.
- Saúde financeira, ou seja, satisfação do gestor com a receita bruta e o lucro líquido, lucro líquido individual, expectativa de honorários e retirada dos sócios e ganhos dos colaboradores, etc.
- Gestão de áreas de atuação, ou seja, a empresa presta serviços jurídicos de qualidade, oportuna e rentável?
- Recursos e capacidades, ou seja, pontos fortes e fracos, relacionados aos recursos, reputação, serviços e posição da empresa no mercado.
- Percepções do cliente, vontade e capacidade de vender serviços legais, etc.
- Avaliação do enquadramento jurídico do mercado, incluindo dimensão, sinergia, tendências, concorrência, comportamento dos clientes, etc.
- Uma previsão das forças políticas, sociais e econômicas de mudança que poderão afetar a empresa e seus clientes.
Etapa 2: Análise da base de dados
Esta etapa do processo envolve a análise da base de dados para destacar os principais fatores internos e externos que afetam a empresa. Os planejadores devem estar especialmente interessados em obter percepções dos sócios e colaboradores sobre o seguinte:
- Forças da empresa
- Fraquezas da empresa
- Vantagens Competitivas
- Desvantagens competitivas
- Número de advogados que atuam em tempo integral –
- Idade dos sócios e colaboradores
- Pessoal administrativo
- Principais fontes de clientes e renda dos principais clientes nos últimos três a cinco anos e mudanças importantes que afetam o volume de clientes favoravelmente ou desfavoravelmente
- Inventário do tempo não faturado, contas a receber, custos avançados.
- Horas faturáveis e não faturáveis
- Problemas de saúde ou idiossincrasias pessoais dos sócios
- Indiretas esperadas no elogio do sócio, isto é, aposentadoria, retiradas, etc.
Muitas empresas de advocacia contratam consultores jurídicos para auxiliar no processo de planejamento estratégico. Consultores de empresas experientes podem acelerar o processo do planejamento estratégico.
Por estarem familiarizados com a dinâmica dos advogados e as finanças de escritórios de advocacia, os consultores jurídicos podem analisar e interpretar informações financeiras e de gestão e respostas dos sócios. Eles podem recomendar abordagens alternativas para alcançar objetivos sustentáveis. Além disso, os sócios geralmente estão dispostos a discutir suas percepções sobre a empresa e responder às perguntas do consultor mais prontamente do que a perguntas semelhantes feitas por outros sócios.
Etapa 3: Projeção de Objetivos para Apresentação aos sócios
Esta etapa inclui a elaboração dos objetivos para apresentação aos sócios sobre cada uma das áreas estudadas. Esta deve ser uma apresentação abreviada dos objetivos estratégicos para gerenciar as finanças, lucratividade, redesenho de processos internos, investimentos em tecnologia e especialização dos sócios e colaboradores, concorrência e estratégias de marketing visando atrair o perfil de clientes mais adequados para o escritório de advocacia e também manter os clientes de carteira.
Fase 4: Implementação do Plano
O segredo para o sucesso de um planejamento estratégico está na sua implementação. Esta é frequentemente a etapa mais difícil do processo de planejamento estratégico para escritórios de advocacia. Recomenda-se que o plano seja implementado através da estrutura organizacional existente na empresa, ou seja, o sócio gestor, o comitê de planejamento estratégico, os gerentes das áreas de atuação e os gestores das filiais (se for o caso), conforme necessário. Os sócios e colaboradores devem ser responsabilizados individualmente ou em grupos pela implementação satisfatória de cada fase do plano de acordo com um calendário acordado.
Os sócios responsáveis pela fase de implementação devem se reportar ao sócio gestor, ao comitê de planejamento estratégico ou a outro grupo designado para supervisionar o processo de planejamento e implementação. Os problemas e / ou o progresso devem ser revistos e as avaliações devem ser feitas para determinar as estratégias mais apropriadas a serem seguidas. Devem ser fornecidos aos outros sócios relatórios sobre o andamento e/ou os problemas em cada fase do plano, a fim de mantê-los informados sobre as atividades de planejamento e implementação.
A implementação deve ser monitorada constantemente para avaliar a eficácia com que o plano está sendo implementado e ações corretivas que deverão ser tomadas conforme necessário.
Conclusão
O planejamento estratégico para escritórios de advocacia é um processo dinâmico. Se concebido adequadamente e implementado de forma eficaz, o processo de planejamento estratégico fornecerá uma visão holística e as informações necessárias para determinar metas e objetivos imediatos e de longo prazo para um escritório de advocacia.
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Até a próxima!
