Como emitir um comprovante de compra e venda para empresas? Descubra neste artigo!
Neste artigo, você verá como emitir um comprovante de compra e venda para empresas de maneira prática
O comprovante de compra e venda possui grande importância no mercado financeiro. Ele serve para comprovar que alguma transação foi realizada após a prestação de um serviço.
Contudo, muitas empresas acabam não dando tanta importância para a emissão e o armazenamento desses documentos, correndo o sério risco de sofrer grandes prejuízos no empreendimento.
Dessa forma, no artigo de hoje, trouxemos um pequeno tutorial sobre como elaborar um documento de compra e venda, em sua empresa.
Acompanhe!
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A importância do comprovante de compra e venda
O comprovante de compra e venda consiste em um documento, que possui valor fiscal, e é gerado pelo vendedor ou pelo prestador de serviços no ato de pagamento da venda, ou serviço prestado.
Existem vários formatos de comprovante, como: cupom fiscal, SAT e NFe. Vale lembrar que, em todos eles, alguns dados são obrigatórios, como o CNPJ do cliente, os dados do produto ou serviço, bem como data e hora.
É recomendável que os comprovantes de compra e venda sejam guardados por, pelo menos, cerca de 5 anos. Dessa forma, em caso de algum cliente exigir algum direito, o comprovante em mãos será suficiente para demonstrar a veracidade do produto ou serviço prestado.
Para as empresas, de maneira análoga, esse documento serve para comprovar seus rendimentos na declaração do Imposto de Renda. Em caso de a Receita Federal contestar alguma informação, a empresa terá como comprovar o pagamento de algum tributo, evitando problemas e a aplicação de multas.
Mas, afinal, como elaborar um comprovante de compra e venda? Descubra a seguir!
Passo a passo de como emitir o comprovante de compra e venda
Para emitir um recibo de compra e venda, como dito anteriormente, é necessário que alguns dados estejam presentes, como o CNPJ da empresa, a data e hora em que o serviço foi prestado.
Para preencher o comprovante, é bem simples. Confira os passos a seguir:
1- Faça o Preenchimento do assunto a que se referente o recibo;
2- Descreva a natureza do serviço prestado (ex.: serviço de manutenção de ar condicionado)
3- Escreva o valor por extenso e também na forma numérica;
4- Preencha a lacuna com cidade, data, ano e assine.
Como armazenar os comprovantes de compra e venda de sua empresa?
Normalmente, o material com que são feitos os comprovantes de compra e venda não são muito resistentes ao tempo. Com isso, é muito comum que os dados se apaguem com o tempo, ou que o próprio documento se deteriore.
Sendo assim, é recomendável realizar a digitalização desses documentos para depois separá-los em pastas. As pastas podem ser organizadas por meses, datas, tipo de serviços, etc., contanto que o método facilite a localização do documento. Você deve organizar as pastas de maneira que corresponda a realidade de sua empresa, visando evitar misturas com outros documentos.
Uma ótima escolha para esse processo seria a utilização de aplicativos específicos, como softwares de gestão financeira ou sistema de armazenamento na nuvem. Independentemente da forma de armazenamento que você escolher, o importante é ter a certeza de que esses documentos estão bem seguros e da facilidade de ser acessado.
Para finalizar, é fundamental deixar claro que o auxílio de um profissional contábil para cuidar da correta emissão e do armazenamento desses documentos é imprescindível. Dessa forma, você terá a certeza de que não só os comprovantes de sua empresa, como também outros documentos, estarão bem guardados, evitando imprevistos e prováveis prejuízos futuros.
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