Atualizado em Abril de 2023
Plano de contingência: guia prático de como elaborar em sua empresa
Entenda a importância de um plano de contingência e como desenvolver um para sua empresa se preparar para situações de crise.
Um plano de contingência empresarial é uma estratégia que visa minimizar os impactos negativos de situações inesperadas e imprevisíveis que possam afetar a empresa, como desastres naturais, pandemias, crises econômicas, entre outras inúmeras situações adversas.
Ter um plano de contingência é essencial para garantir a continuidade dos negócios e a sobrevivência da empresa em momentos de crise.
Por isso, nós, da Venegas Contábil, iremos apresentar um guia completo para a estruturação do seu plano de contingência empresarial.
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Aprenda a estruturar o seu plano de contingência!
Avaliação de riscos
A avaliação de riscos é o primeiro passo para a estruturação de um plano de contingência empresarial eficaz e completo.
Nessa etapa, é necessário identificar os riscos que podem afetar a empresa e avaliar sua probabilidade de ocorrência e impacto. Para fazer a avaliação de riscos, é importante considerar alguns pontos:
- A empresa está localizada em uma área propensa a desastres naturais?
- Quais mudanças econômicas ou políticas que podem afetar sua operação?
- Quais são os riscos específicos do setor em que a empresa atua?
- A empresa depende de fornecedores ou parceiros específicos para funcionar? Quais são os riscos associados a essas parcerias?
É essencial considerar todos os riscos, identificar fatores internos, externos, naturais ou não.
Identificação das áreas críticas da empresa
Além dos possíveis riscos, é essencial analisar se a empresa tem alguma área crítica, como finanças, recursos humanos, tecnologia, logística ou fornecimento.
O importante é identificar áreas em que os riscos podem afetar mais a sua organização, assim, é possível estabelecer planos de contingência específicos para cada uma delas.
Defina estratégias de comunicação
A comunicação é fundamental durante uma crise empresarial. Por isso, é importante definir as estratégias para garantir que as informações sejam transmitidas de maneira clara e rápida e para quem devem ser transmitidas.
Para aprimorar a comunicação e otimizar seu plano de contingência, é aconselhável:
- Definir um porta-voz da empresa para se comunicar com a imprensa e com os funcionários;
- Estabelecer um plano de comunicação interna;
- Definir e utilizar canais de comunicação efetivos;
- Definir um protocolo para a comunicação.
Plano de ação
Com a definição das etapas anteriores, é hora de elaborar o plano de ação, afinal, você precisa saber como tirar o planejamento do papel, não é mesmo?
O plano de ação deve incluir as seguintes informações:
- Quais são as medidas a serem tomadas em caso de emergência;
- Quem será responsável pela execução das medidas;
- Quais são os recursos necessários para a implementação do plano;
- Qual é o cronograma para a implementação do plano?
Testes e treinamentos
É essencial testar o plano de contingência e treinar os funcionários para a sua execução, na hora que o plano precisar ser executado de fato, não poderá haver erros.
Os testes e treinamentos devem ser realizados regularmente para garantir que o plano esteja atualizado e que os funcionários estejam preparados para agir em caso de emergência.
Monitoramento e ajustes
Também é importante manter uma vigilância constante para quaisquer novos riscos que possam surgir.
Caso um novo risco seja descoberto, que tenha uma alta possibilidade de ocorrência ou impacto, um plano de contingência deve ser criado para ele.
Por outro lado, é possível olhar para trás e perceber que algumas das preocupações que antes eram preocupantes são improváveis de acontecer ou não terão um impacto significativo sobre a equipe. Por isso, faça ajustes, modifique e acompanhe o mercado para evitar qualquer risco ou preocupações desnecessárias.
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